เมื่อ User อยาก Work from home

ด้วยความสงสัย..ทำไมถึงเป็นอย่างนั้น! จึงตามไปประสาไทยมุง ก้อ..ได้ความว่า “user ยังไม่พร้อมที่จะ Work From Home” “ชีวิตประจำวันยังเอาตัวไม่รอดที่ Office เลย ถ้าจะ Work from Home ไม่ต้องพูดถึง!”

อ่านไปเรื่อยๆ ก็รู้สึกเหมือนกันว่า user ในความรู้สึกของ Admin เนี่ยเหมือนเด็กอายุ 3-4 ขวบ ประมาณถ้าลูกโปร่งในมือ User แตก Amin ต้องรับผิดชอบทันที..อ้าวงั๊ยเป็นงั้น ! (Comment จริงแรงกว่าเยอะครับ..ไม่อยาก capture มาเดี๋ยวจะไม่งาม) แต่ก็มี Comment ของบ้างคนพยายามเสนอทางออก ด้วยวิธีการ และเครื่องมือต่างๆ เราในฐานะ Admin เหมือนกันก็เข้าใจทั้ง 2 ฝ่าย User และ IT Admin

ซึ่งจริงๆ ถ้า user ต้อง work form home Admin ส่วนใหญ่อาจจะมองว่าเป็นหายนะครั้งใหญ่ แต่ “วิกฤตจะมาพร้อมกับโอกาสเสมอ” ผมไม่ได้จะบอกว่าให้ใครเป็นพระเอกขี่ม้าขาวออกไปช่วยทุกคนทุกเวลานะครับ แต่อยากให้มองว่าปัญหาที่น่าปวดหัวอย่าง user ไม่ยอมเรียนรู้ หรือ ไม่จดจำวิธีการใช้โปรแกรมต่างๆ

โดย Admin ควรใช้โอกาส Work form home นี้ให้เป็นประโยชน์ทำอย่างไรเราไปดูกัน

1.User ไม่ยอมที่จะเรียนรู้ Skill การใช้โปรแกรม
Case นี้ถือเป็น Classic case ถ้าอยู่ที่ office ก็มี IT ให้เรียกใช้แต่เมื่อต้อง Work Form Home Admin จะรับมืออย่างไรเรามีเครื่องมือมาแนะนำครับ

Remote Tool อย่างเดียวคงไม่ไหว มันต้อง Record Tool ด้วยถึงจะอยู่

ถ้าเป็นฝั่งของการ Remote ก็มีเครื่องมือ 3 ตัวที่ผมใช้อยู่ประจำรับรองเอาอยู่ครับ Any Desk เหมาะกับ user เพียง user แจ้ง ID Admin ก็สามารถ remote support ได้แล้วนอกจากความสามารถ transfers file , chat แล้ว any desk ยังรองรับการบันทึกหน้าจอด้วย แต่ไฟล์ที่บันทึกจะต้องเปิดกับโปรแกรม any desk นะครับ ถ้าไม่นับข้อจำกัดนี้ก็ถือว่า any desk นั้นตอบโจทย์ กรณี user ขี้เกียจเรียนรู้ จดไว้แต่หาไม่เจอได้อีกต่อไป

TeamViewer ตัวนี้ครบเครื่องเรื่อง Remote มีทั้งแบบ portable และแบบ installer
ความสามารถ: Chat, shred, transfers file, shortcut “Ctrl + Alt + Del”, Video Call, Whiteboard หรือ Video conference ก็ยังไหว และที่ขาดไม่ได้ Screen Record หรือการบันทึกหน้าจอ

ประสิทธิภาพในการทำงานแต่ยังคิดไม่ออกแนะนำให้ดูคลิปนี้คุณอาจจะได้ไอเดียใหม่ก็ได้ https://youtu.be/PVwnbYjltMU

Conference Meeting

Conference Meeting หรือ Video call ชั่วโมงนี้ไม่มีไม่ได้ Conference Meeting กลายเป็นสิ่งจำเป็นพื้นฐานสำหรับ User ไปแล้ว Function ที่ต้องมี Video call, chat, Transfers file, share screen, สร้าง Group Chat และ อื่นอีกมากมาย แต่ในฝั่งของ Admin อย่างผมให้ความสำคัญ คือปลอดภัยจากการทำงานผ่าน Application platform มีการเข้ารหัสของตัวเพื่อป้องการการรั่วไหลของข้อมูลของบริษัทหรือไม่ และ อย่างที่สองต้องโคตรง่ายสำหรับ User ไม่งั้นก็ไม่ Work (สุดท้าย User ใช้ไม่เป็นก็จบ)

Microsoft Team จุดเด่นนอกจากการสื่อสารที่บอกไปข้างต้นจะครอบคลุมแล้ว Microsoft Team สามารถ Remoter เพื่อให้ความช่วยเหลือ User ได้อีกด้วย.
ความสามารถ: เอาที่เด่นๆ คือ blur และเปลี่ยน Background การเพิ่ม Application third-party ในห้อง Chat แจ้ื่อเพิ่มลูกเล่าน งเตือน User ในการเข้า Meeting และ Record Meeting ได้แถม Function Whiteboard เพื่อการเรียนการสอนได้อีกด้วย

Cisco WebEx Meetings จุดเด่นเรื่องความปลอดภัยของข้อมูลมาเป็นอันดับ 1 สามารถ Remote เพื่อการ Support ได้เช่นกันกับ MS.Team และ Cisco ประกาศว่าในเร็วๆ นี้ Webx กำลังเพิ่ม Function เพื่อเสริมประสิทธิ์ภาพในการทำงานสำหรับฟรีเวอร์ชั่น ซึ่งคาดว่า Cisco น่าจะเข้ามาทำตลาดเพื่อแข่งกับ MS. Team ก็เป็นได้

Zoom ตัวสุดท้ายนี่ไม่พูดก็คงไม่ได้ เพราะเป็น Platform ที่ User พูดถึงกันมากที่สุด ด้วยความง่ายในการใช้งาน และมี Future Rest Hand ในการยกมือถาม เพื่อให้คน Conduct Meeting หยุดบรรยาและเปิดโอกาสให้ถาม แม้ว่า Zoom จะได้รับความนิยมอย่างรวดเร็ว แต่เรื่องความปลอดภัยจากการใช้งาน Zoom ซึ่ง Zoom เองก็ยังไม่ได้แสดงให้เห็นว่าปัญหาเรื่องความปลอดภัยได้รับการแก้ไขเท่าที่ควร Admin ควรเลือกใช้ให้เหมาะกับงาน

Approve online
นอกจากเครื่องมือต่างๆ สำหรับ User ต้องใช้ตอน Work From Home ระบบ การ Approve หรือการอนุมัติงานต่างๆ ของหัวหน้างาน ก็เป็นสิ่งจำเป็น การมองหา Platform Approve online ดูน่าจะเป็นทางออกที่ดี แต่ก็ตามมาด้วยต้นทุนที่ค่อนข้างสูง และช่วงเวลาการทดลองใช้ Free Trial น้อยเผอลๆ หมดเวลายังไม่ทันรู้ตัว แต่ในช่วงเวลาเช่นนี้ ก็ใช่ว่าทุกอย่างจะดูมืดมนซะทีเดียว

Microsoft Outlook Vote
การแก้ปัญหาให้กับ User ที่ดีที่สุดก็คือ การใช้เครื่องมือที่ User ใช่อยู่ทุกกวันเพื่อแก้ปัญหาเหล่านั้น Function Vote ใน Microsoft Outlook ปกติแล้วจะทำงานในลัษณะ Poll แต่เราสามารถนำ Function นี้มาประยุกต์ใช้สำหรับการ Approve งานการขออนุมัติ เช่น การเสนอ PR หรือ การออก PO ของบริษัท ได้ด้วยโดยเราสามารถกำหนดตัวเลือก สำหรับหัวหน้าในการ Approve / Reject / Pending ซึ่งตัวเลือกเหล่านี้ User สามารถกำหนดเองได้ หลังจากเขียนเมลเสร็จเพียงตั้งค่าที่เมนู Vote Tag Approve / Reject หรือตัวเลือกอื่นๆ ตามที่ตั้งค่าไว้

การทำงานของ Function Vote นี้จะแสดงผลที่ email ของผู้รับในที่นี้ก็คือ ระดับหัวหน้างาน ซึ่งหลังจากหัวหน้าคนที่ 1 Approve แล้ว ถ้าต้องส่งต่อให้หัวหน้าคนต่อไป ก็เพียงติด Tag การขอ Approve ส่งต่อกันเหมือนเเชร์ลูกโซ่ จนงานหรือโปรแจ็คนี้จะครบลูบ

หลังจากโควิด-19 ผ่านพ้นไป หลายบริษัท เริ่มมองห็นประโยชน์ของการทำงานแบบ Work From Home ในด้านการประหยัดต้นทุนการจัดการของบริษัท เช่น ค่าจอดรถของพนักงาน, การมาสายของพนักงาน, รวมไปถึง ค่าน้ำ-ไฟฟ้า, ค่าแอร์จากฝ่ายอาคาร และลามไปถึงค่าทำความสะอาดของพนักงานแม่บ้าน Ofiice ฯลฯ อีกมากมาย

ถึงแม้ว่าหลายบริษัทเริ่มเปิดทำการตามปกติแล้ว แต่สิ่งที่ IT Admin ต้องทำการบ้านเพิ่มก็คือการ re-skill ตนเอง และ infar ของบริษัท เพื่อรับมือกับสถานการณ์ที่ไม่คาดคิดในอนาคตต่อไป