Form

Microsoft Forms

Microsoft เริ่มเดินตาม Google ในปี 2016 โดยเปิดตัว Microsoft Forms บน Office365 เหมือน Google เป๊ก! ห่างกันแค่ 8 ปีเอง 55+ แต่สิ่งที่แตกต่าง คือ Microsoft ไม่เปิดให้มีการพัฒนา Add-on ที่เชื่อมต่อจากภายนอกได้ แต่ Microsoft กลับพัฒนา application อื่นขึ้นใน Office365 ให้สามารถทำงานร่วมกับ Microsoft Forms ได้อย่างสมบูรณ์

หากมองด้าน Functional พื้นฐาน Microsoft Forms อาจจะเป็นรอง Google Form อยู่มาก แต่ด้วยเอกลักษณ์ของ Microsoft ที่เป็นระบบปิด เน้นกลุ่มคนทำงาน Microsoft Forms จึงถูกออกแบบให้เป็นจุดเชื่อมต่อ ในการรับข้อมูลจากบุคคลภายนอก

การเก็บข้อมูลจากบุคคลภายนอกผ่านทาง Microsoft Forms โดยมี Power Automate (ระบบอัตโนมัติ) จัดการนำข้อมูลที่ได้ส่งเข้า SharePoint เพื่อเป็นฐานข้อมูลภายในบริษัท และใช้ Power BI เพื่อสร้างรายงาน Dashboard โดยบุคลกรที่เกี่ยวข้อสามารถเข้าดูข้อมูลได้จาก Power BI และผ่าน Microsoft Power App (Mobile App) ได้อีกด้วย

นอกจาก Concept ในการพัฒนาที่แต่ต่างกันแล้ว ด้านการเก็บข้อมูลก็ยังมีความแตกต่างกันอย่างสิ้นเชิง

2 แนวทางที่แตกต่าง

การได้รับข้อมูลที่ถูกต้อง
VS
การนำข้อมูลไปต่อยอด

Google Formโฟกัสการกรอกข้อมูลที่ถูกต้อง เช่น :

• การกรอก email ต้องเป็น email ที่สามารถใช้งานได้จริง
• กำหนดรูปแบบที่ถูกต้องในการกรอกข้อมูล
• กำหนดจำนวนผู้ Submit Forms ได้

สิ่งเหล่านี้ Google Forms จะตอบโจทย์ดีกว่า เพราะว่า Add-ons ส่วนใหญ่ถูกพัฒนาเพื่อใช่ในขั้นตอนการรับข้อมูลก่อน Submit แถมบางตัวฟรี ใช้กันยาวๆ อีกด้วย

ส่วน Add-ons ทำงานหลังจาก Submit ก็มีอยู่บ้างแต่ก็เป็นแบบ free trial ซึ่งทำให้การใช้ Google Forms จึงค่อนข้างเหมาะกับงาน Activity ที่มีระยะสั้นเพื่อการคัดกรองข้อมูลที่ถูกต้องก่อน Submit.

หากงานของคุณโฟกัส การนำข้อมูลไปใช้ต่อ เช่น :

• การ Backup และแยกการเก็บข้อมูลจากการตอบไว้ 2 ที่
• การทำระบบตัดจำนวน เช่น การจัดการ stork สินค้าอัตโนมัติ
• การทำง Workflow สำหรับการ Approve ภายในของบริษัท
• การส่ง Report ให้กับทีมงานภายในบริษัท

สิ่งเหล่านี้ Microsoft Forms จะทำได้ดีกว่า

Microsoft Forms ถูกวาง Concept ให้เป็นส่วนหนึ่งของ Office365 ที่มีระบบรองรับข้อมูลหลายรูปแบบตามที่ Microsoft วางไว้ โดยเน้นการทำงาน ทั้งแบบ Operation และ Cross Platform การสร้างการแจ้งเตือน Notification และ การสร้าง Schedule รวมถึงการ Backup data Microsoft Forms จึงดูเหมาะกับงานลักษณะองค์กรที่ใช้งานในระยะยาวมากกว่า

บางท่านอาจจะสงสัยว่า Google Forms สามารถทำงานแบบ Operation ได้หรือไม่ ? คำตอบ คือ ได้แน่นอนด้วย Add-ons แต่การทำงาน Cross Platform อย่างการส่งแสดงข้อมูลข้าม application จำเป็นต้องเขียน App Script เพื่อเชื่อมต่อการทำงาน หากต้องมีการเปลี่ยนขั้นตอนการทำงาน ก็ต้องแก้ Script ใหม่ ซึ่งอาจจะต้องใช้เวลาพอสมควรเหมือนกัน

User Voices

Release update อย่างที่รู้กัน Google Forms มี Feature ให้ใช้งานมากกว่า Microsoft Forms เคยสงสัยใหมครับว่า ด้วยศักยภาพของ Microsoft การสร้าง Feature ให้เท่ากับ Google คงไม่ใช่เรื่องอยากอะไร แต่ด้วยเหตุผลอะไรทำไม Microsoft จึงไม่เร่ง Update Feature ให้ทันกับ Google

หลังจากหาข้อมูลก็พบว่าทั้ง Microsoft และ Google เปิดรับ Feeback จากผู้ใช้งานผ่าน Platform User Voice เหมือนกัน แต่จุดที่แตกต่างกันก็คือ Microsoft เปิด Community โดยแบ่บตาม Application ตัวอย่าง Community Word, Excel, Team และ Microsoft Forms ซึ่งเปิดให้ Vote กระทู้ที่ถูกนำเสนอจาก User ทั่วไปด้วยกันเอง ในขณะเดียวกัน Google เปิด Community ให้เฉพาะกลุ่มผู้ใช้ Google Cloud Platform เท่านั้น

เป็นไปได้ว่า Microsoft มีแนวทางในการพัฒนา Feature ใหม่ๆ จากจำนวนผู้ Vote และกระทู้ที่มีความน่าสนใจ อย่างเช่น กระทู้การ “Upload file” ที่ตั้งขึ้นใน April 07, 2017 (หลังจาก Google เปิด Feature Upload file ในปี 2016) ปัจจุบันกระทู้นี้มีจำนวน Vote อยู่ที่ 8,199 Vote และ มีผู้เสนอความเห็น 1,376 Comment จน Nov 2019 Microsoft Forms ก็ได้ Update Feature upload file ได้ โดยเริ่มจากในฝั่งยุโรปก่อน และบ้านเราสามารถใช้งาน Feature นี้ได้เมื่อ April 2020

ปัจจุบัน 2020 ก็ยังมีอีก 7 functions ถ้าดูแนวโน้มภายใน Microsoft Forms Feedback User Voice ก็สรุปจำนวนการ Vote ได้ตามด้านล่างนี้ แต่บาง function Microsoft ก็เลือกที่จะไปใส่ไว้ใน Microsoft Forms Pro แทน