Podcast: Microsoft Loop
ในโลกการทำงานแบบ Online การทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพเป็นปัจจัยสำคัญต่อความสำเร็จของทีมงาน
ในการประชุม Discussion หรือ Brainstorm งานเหล่านี้เรามักจะทำงานผ่านโปรแกรมสำหรับพิมพ์บันทึก แต่ถ้าเป็นการกำหนดวันเวลา หรือผู้รับผิดชอบ เราก็จะใช้โปรแกรมในรูปตาราง เพื่อความชัดเจนในการมอบหมายงาน และกำหนดระยะเวลาในการทำงาน เพราะฉะนั้นในหนึ่ง Project จะประกอบไปด้วยไฟล์หลายรูปแบบ
เช่น Word, Excel, PowerPoint และรวมถึงไฟล์รูปภาพ และวิดีโอต่างๆ เพื่อให้ครอบคลุมทุก Function ของการทำงานแต่ละคน หากไฟล์ใดไฟล์หนึ่งมีการเปลี่ยนแปลง เราก็ต้องไล่อัพเดทไฟล์อื่นๆ เพื่อให้แผนงานทั้งหมดมีความสอดคล้องกัน
Microsoft จึงออกแบบ Microsoft Loop Platform ที่ครอบคลุมรูปแบบการทำงานที่แตกต่างกันทั้งหมดเอาไว้ในที่เดียว
เริ่มตั้งแต่การ Brainstorm Idea สร้างตารางกำหนดขั้นตอนการทำงาน กำหนดผู้รับผิดชอบ, ใส่รูปหรือ link วิดีโอจากแหล่งต่างๆ การติด Lable รวมถึงการทำเช็กลิสต์ เพื่อสรุปความคืบหน้าของโครงการในแต่ละขั้นตอน และ สร้าง Due date สำหรับแจ้งเตือนก่อนถึงกำหนด
และสุดท้ายยังเพิ่ม Comment ในจุดต่างๆ แถมใส่ Emoji และ Animation น่ารักๆ ได้อีกด้วย ทั้งนี้เพื่อสร้างบรรยากาศการทำงานที่ดี และปฏิสัมพันธ์เชิงบวกกับเพื่อนร่วมงาน
แล้ว Microsoft Loop ต่างจาก Word, Excel หรือ OneNote อย่างไร?
1. Microsoft Loop ถูกออกแบบมาเพื่อการทำงานเป็นทีมได้อย่างรวดเร็วจึงมี Template ให้เลือกใช้ เช่น Project Beef, Team Decision, Project Planner และ Meeting Note โดยตัว Template จะมีโครงร่างหรือหัวข้อต่างๆ ที่จำเป็นต้องใช้งาน ซึ่งสามารถปรับเปลี่ยนให้เหมาะการทำงานในรูปแบบต่างๆ ได้อย่างรวดเร็ว
2. พื้นที่การทำงานภาย Microsoft Loop ในเรียกว่า Page จะคล้ายกับ OneNote คือ มีหน้าเดียวโดยเราสามารถบันทึกหรือเพิ่มเนื้อหาให้ยาวลงมาได้ไม่จำกัด ในด้านการใช้งาน Block หรือ Component ใน Loop สามารถเลื่อน ขึ้น/ล่าง ได้ แต่ไม่สามารถย้ายตำแหน่งอย่างอิสระไปทาง ซ้ายหรือขวา เพราะแนวคิดในการทำงาน คือ การลำดับความคิดจัดอันดับความสำคัญของแต่ละหัวข้อ ต่างกับ OneNote ที่เน้นการจดบันทึก Idea ความคิดสร้างสรรค์ที่อยากเชื่อมต่อ Idea นั้น กับ รูปภาพอันนี้เป็นต้น
3. สมาชิกสามารถแก้ไขเนื้อหาได้ในหน้าเดียวกัน โดยไม่ต้องเปลี่ยนหน้าจอ จุดนี้ทำให้ Microsoft Loop แตกต่างจาก application อื่นๆ ด้วยเทคโนโลยี Microsoft Fluid Component ที่ผสาน Function ของ Microsoft Loop เข้ากับ application อื่น เช่น Microsoft Team, Outlook, OneNote และ Whiteboard โดยสามารถเรียกใช้ Function Microsoft Loop จากปุ่มที่ให้ Insert Loop ได้ทันที
และ Review นี้ เราจะไปสำรวจ แง่มุมต่างๆ ที่ช่วยให้ทีมของคุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
คุณลักษณะที่น่าสนใจ
1. User Friendly
จุดเด่นหลักของ Microsoft Look คือ การใช้งานง่ายไม่ซับซ้อน ไม่ต้องเสียเวลาในการเรียนรู้อยากสร้างข้อมูลแบบไหนกด / เครื่องหมาย slack เท่านั้นไม่ต้องเข้าเมนูให้ยุ่งยาก การเลื่อนลำดับเพียงคลิกค้างที่หัวข้อ ลากแล้วปล่อยตามลำดับที่ต้องการ
2. Real time Update
เวลาที่ต้องการระดมสมอง ปัญหาอย่างหนึ่งของการทำงานร่วมกัน ก็คือ Latency หรือ เรียกง่ายๆ ว่าการรอหน้าจอ Update ซึ่ง Microsoft Loop มี Latency น้อยมากถ้าเทียบกับ application อื่น ๆ การ Update แบบ Real Time จะส่งเสริมสภาพการมีส่วนร่วมการนำเสนอความคิดของทีมได้ง่าย
3. การผสานรวมกับ application อื่นๆ ของ Microsoft
การผสานเข้ากับ Microsoft Teams
เปลี่ยนการโต้ตอบด้วย Chat ให้เป็น Co-working space เหมาะสำหรับงานประเภท การบันทึก, การ Brainstorm ด้วยเครื่องมือ Paragraph, Bullet Listed, Number List
การบริหารโครงการ และมอบหมายงานด้วย Table, Check list, Task list
การสำรวจความคิดเห็นผ่านเครื่องมือ Vote เพื่อสำรวจความคิดเห็นของคนในองค์กร
การผสานเข้ากับ Microsoft Outlook
เปลี่ยนการอ่านอีเมลเป็น Interactive เช่น
การทำ Poll ผ่าน email เราสามารถกำหนดหัวข้อ Poll ที่แตกต่างกัน เพื่อการสำรวจกลุ่มคนต่างพื้นที่ ช่วงอายุ และสภาพแวดล้อม ภายนอกองค์กรต่อหัวข้อที่เรานำเสนอ และการแสดงผลแบบ Real-Time ทำให้ผู้ Vote ก็เห็นคะแนนโหวตพร้อมกันทุกคน (การแสดงผลเฉพาะ Outlook on web และ Mobile application เท่านั้น)
จุดเด่น
ดังนั้น เมื่อพูดถึงการทำงานร่วมกัน อย่างมีประสิทธิภาพ การทำงานด้วย UI ที่ใช้งานง่าย ข้อมูลมีการอัพเดทแบบ Real Time และการจัดการเนื้อหาที่มีความยืดหยุ่นสูง รวมทั้งการผสานงานเข้ากับชุดโปรแกรม Microsoft 365 ทำให้ Loop component อาจจะเป็นตัวเปลี่ยนเกม ช่วยให้ทีมมีประสิทธิภาพมากขึ้น
และสิ่งที่ต้องพัฒนาต่อ
- Feature ต่างๆ ด้วย Concept ที่เน้นการทำงานร่วมกัน แต่ก็ยังมีอีกหลายอย่างที่ Microsoft Loop ยังต้องพัฒนา เพื่อสร้างความแตกต่างจาก application ในกลุ่มเดียวกันที่อยู่มาก่อนอย่าง Notion ซึ่งเครื่องมือมีความครบครันกว่าและเปิด Feature AI ให้ได้ใช้งานแล้ว ถ้าแม้จะจำกัดจำนวนการใช้ก็ตาม ในขณะที่ Feature Copilot สำหรับก็ยังไม่เปิดให้ทดลองใช้
- การแชร์แบบ public page ผู้รับจำเป็นต้อง login เข้าบัญชีของ Microsoft เสียก่อน ต่างกับ Notion สามารถดู page ข้อมูลได้โดยไม่ต้อง login จึงทำให้ Notion สามารถแสดงผลบน Social ได้ง่ายกว่า
- Loop component ยังแสดงศักยภาพได้ไม่เต็มที่ ปัจจุบันลูกค้าที่เป็นองค์กรและกลุ่มโรงเรียนเท่านั้นที่ใช้ได้ ทั้งนี้ก็ขึ้นอยู่กับการเปิดสิทธิ์ของ Admin center ด้วย สำหรับ Account ทั่วไป สามารถใช้ตัวเต็มได้อยู่แล้ว แต่ถ้าต้องการใช้ Loop component ประสานกับการทำงานภายใน application ก็ต้องจ่าย subscriptions แบบรายปีครับ
สนใจสมัครเข้าใช้งานได้ที่ : Collaborative App | Microsoft 365
