ทำประกาศนียบัตรด้วย Mail Merge
สร้างประกาศนียบัตรด้วย mail Merge
การสร้างจดหมายเวียนที่มีเนื้อหาเหมือนกัน แต่จะมีเนื้องหาบางส่วนที่แตกต่างกัน เช่น ชื่อผู้รับ ที่อยู่ หรือรายละเอียดเฉพาะของแต่ละบุคคลในการสร้าง “ประกาศนียบัตร” สำหรับผู้เข้าอบรมคอมพิวเตอร์โปรแกรม
ขั้นตอน
- การเตรียมข้อมูลใน โปรแกรม Excel
- Layout ประกาศนียบัตรผ่าน โปรแกรม Microsoft Word
- ข้อมูลรายชื่อผู้เข้าอบรมและรายละเอียดวิชาที่เข้าอบรมประกอบด้วย ชื่อ นามสกุล หลักสูตรที่อบรม รุ่นที่ วันจบการอบรม และที่อยู่ในการจัดส่งประกาศนียบัตร
2. สร้าง Layout สำหรับประกาศนียบัตร โดยใช้ Template ใน Word และ เชื่อมต่อข้อมูลกับ Excel ไฟล์
3. ปิดการเชื่อมต่ออินเตอร์เน็ตในโปรแกรม Outlook ก่อน และเปิด Folder outbox เพื่อดู email จากการ Merge ก่อนการส่งจริง
Insert Merge Field ตาม Layout ที่ต้องการ
Preview Results เพื่อดูข้อความจริง ในใบประกาศนียบัตร
Finish & Merge > เลือกที่ Edite Individual Documents เพื่อการตรวจสอบความถูกต้อง และยังสามารถแก้ไขได้ก่อนการพิมพ์
เมื่อกด OK แล้ว จะได้ไฟล์ประกาศนียบัตร ตามจำนวนรายชื่อจากไฟล์ Excel ในขั้นตอนนี้เราสามารถแก้ไขได้
สุดท้ายเราจะได้ 2 ไฟล์ คือ ไฟล์ต้นฉบับที่ link ข้อมูลกับ Excel ไฟล์ และไฟล์ที่ 2 คือไฟล์ที่ Merge เรียบร้อยแล้ว
ใน Post ต่อไป Mail Merge 201 เราจะมาลองใช้ฟังก์ชั่นใน Mail Merge สำหรับ การพิมพ์ Label ลงบนสติ๊กเกอร์กัน